Dokumentumgenerálás – Így történik a tényleges munkavégzés az Arborist Note-tal
Az Arborist Note applikációban az ügyfél által elfogadott árajánlat után kezdődik a valódi munkavégzés. Ehhez projekteket kell felvennünk, beállítani a hozzáférést, adatokat gyűjtenünk az űrlapokkal, majd következhet a dokumentumgenerálás, hogy elkészüljön a kész dokumentumtípus. Nézzük meg, hogyan!
1. Projekt felvétele – A munka alapja
Minden projektet kötelezően hozzá kell rendelnünk egy ügyfélhez. Opcionálisan megadhatjuk, hogy melyik árajánlathoz tartozik, illetve egy már létező projektkategóriához is kapcsolhatjuk.
Fontos a hozzáférés beállítása! Meg kell határoznunk, hogy a cégünkön belül mely adatfelvételizők férhetnek hozzá a projekthez és csak a hozzárendelt személyek (adatfelvételiző jogkörrel rendelkező munkatársak) látják a projektet.
A dokumentum generálásához meg kell adnunk, hogy a kiválasztott adatfelvételizők közül ki fogja tudni legenerálni az adott típusú dokumentumot. Csak a kijelölt személy tudja a saját adataival létrehozni a dokumentumot, biztosítva a pontosságot és a felelősséget.
2. Projekt térkép – A helyszín meghatározása
Az adatgyűjtés előtt eldönthetjük, hogy szeretnénk-e a felvett adatokat térképen megjeleníteni. Ha igen, be kell állítanunk a projekt koordinátáit. (A pontos helyszín GPS alapján csak akkor adható meg az elemzési űrlapon, ha a projekt koordinátái be vannak állítva.)
A munkavégzés helyszínét beállíthatjuk világtérképen vagy egyedi térképen. Utóbbi esetben fel kell töltenünk a használni kívánt térképet, és a rendszer azt fogja használni.
A projekt koordinátái mellett lehetőségünk van kiszögellést is felvenni, mint munkavégzési területet, tetszőleges színnel. Ez egy polygon, amelynek elemeit egyesével kell felvinnünk a térképre, de a felvitt elemek tetszőlegesen mozgathatók.
3. Adatfelvétel az űrlapokkal – A pontos információk gyűjtése
Amikor a projekt beállításai készen vannak, és a munkavégzés helyszínén vagyunk a megfelelő napon, nincs más hátra, mint felvenni az adatokat a megfelelő űrlapokkal. A szakember bevonásával készített előre definiált adatlapokon felül lehetőségünk van saját összetételű űrlapokat is használni, például üzemanyag elszámoláshoz vagy egyéb jegyzőkönyvhöz.
Az adatfelvételkor mindig először az űrlapot kell kitölteni, és ha engedélyezve van a projektben a térkép, akkor a koordinátákat megadni. Az elemzés létrehozása után lehet fényképeket feltölteni hozzá.
4. Dokumentumgenerálás – A lényeg összefoglalása
Amikor az adatfelvételért felelős munkatársak végeztek az adatlapok felvételével, a projektben előre beállított szakember legenerálhatja a kész dokumentumot, legyen az napló, jegyzőkönyv vagy egyéb dokumentum.
Dokumentumgenerálás során mindig a generáló személy azonosítói kerülnek a dokumentumra.
5. Dokumentum küldése ügyfélnek – A végeredmény megosztása
A projekt zárásaként a rendszerből kiküldhetjük az ügyfél számára a legenerált dokumentumot. A küldő e-mail sablonját a céges e-mail beállításokban módosíthatja egy megfelelő jogkörrel rendelkező munkatárs.
A projekt küldésével az ügyfél csatolmányként megkapja a dokumentumot, az előre megadott e-mail törzzsel és tárggyal.
6. Interaktív térkép – A látványos bemutató
Amikor egy projektben befejeztük a szükséges adatfelvételt, és az adatokhoz koordináta is tartozik, lehetőségünk van interaktív térképet készíteni. Ezt a térképet továbbértékesíthetjük az ügyfélnek. Az interaktív térkép egy böngészőben futtatható térkép, amely megmutatja a felvett pontokhoz tartozó adatokat.
Ez a projekt térkép beállításaitól függően történhet a világtérképen vagy egyedi térképen is.
7. Projekt Befejezése – Az adatok archiválása
A projekt befejezéseként exportálhatjuk a projektet a rendszerből, ha később helytakarékossági okokból törölni szeretnénk, vagy csak szeretnénk az adatokat hosszútávon megőrizni. Ekkor a rendszer egy Excel táblázatba gyűjti össze a projekt adatait, az elemzésekhez tartozó képeket pedig mappába másolja. Majd az összes fájlt ZIP-be tömöríti, és elérhetővé teszi számunkra.
Összefoglalás: Hatékony munkavégzés és dokumentumgenerálás az Arborist Note-tal
Az Arborist Note applikációval a dokumentum generálás és az azzal járó munkavégzés sosem volt még ilyen egyszerű és szervezett. A projektek felvételétől kezdve a felhasználói hozzáférések precíz beállításán át, az adatfelvétel innovatív űrlapokkal és a helyszínek interaktív térképes rögzítésén keresztül minden lépés automatizált és átlátható.
Amikor az adatgyűjtés befejeződik, a rendszer pillanatok alatt professzionális dokumentumokat generál, melyeket közvetlenül az appból küldhet el ügyfeleinek. Végül, a projekt exportálási funkcióval hosszú távon is biztonságban tudhatja adatait.
Amennyiben további részletes információkat szeretnél, akkor látogass el a tudástárban a projektmenedzsment részhez, ahol még részletesebben felsoroljuk, milyen beállítási lehetőségeid vannak.
